忙!忙!忙!職場不能瞎忙碌,學會這「3點」,將工作簡化

yuenlau 2021/07/13 檢舉 我要評論

「忙碌」。不少的職場人會將自己一天的工作內容歸納為這兩個字,朝九晚五的八小時工作制似乎每分每秒都不得歇,最後甚至研究出了「996」這個品種,繼續將忙碌延時。

我們正處在一個資訊氾濫的時代,工作變得越來越複雜與難以應付,可是我們又不得不努力向前奔跑,因為此刻不進就會退。在這樣的環境中,不少職場人感到每日的身心疲憊卻又無法改變。

我們在工作中,要接觸的東西太多,資訊、資料、人際往來等等,但是否真的每一件事我們都要攬上身、做到完美無瑕?事實上,要改變職場者目前過於忙碌的現狀,是應該要學會如何改變以往的思考和行為方式,簡化你的工作。

1、把工作優先分級

你必須學會區分什麼是重要的工作、什麼是不重要的工作、什麼是自己必須親自處理的工作、什麼是可以交給下屬或他人代為處理的工作等等。培養獨立思考的習慣和正確判斷的能力,將工作正確分級,減輕自己的工作壓力。

會工作的人知道如何將精力和能量放在重要的工作上,提高做事效率;而不擅長工作的職員常常把重要的和非重要的工作混在一起,不分輕重緩急,結果浪費了大量的時間和精力卻仍然無法使自己業績凸顯。

任何商業的知識與技能都是可以通過學習獲得的,但時間管理就需要你具有「優先順序」的判斷力,還需要懂得借用他人的力量,通過分工合作達成一個共同的目標,互相説明,齊心協力攻克難題。

只有讓工作有條不紊地進行,才會使得工作效率大大提升,正如組裝機械一般,唯有把每一種零件及所需要的數量列成清單,確保不會出現缺少零件的情況才能讓器械正確組裝。那麼如何將流程「視覺化」?例如可以嘗試列工作流程圖等方式,列明:

(1)分清工作目的,消除工作中不必要的環節;

(2)表明工作地點,查看是否可能合併相關的工作活動;

(3)安排工作順序,盡可能使工作活動的順序更為合理有效;

(4)分配工作人員,注意人員匹配的合理性;

(5)找對工作方法,簡化操作步驟。

當然,還有其他許多種方式讓你的工作流程變得可見、可調,只有「視覺化」的「流程」才能讓工作更簡潔、更有效率。

2、工作標準數值化

資料在日常工作中越來越受到企業管理者的重視,為什麼?因為它給員工工作的「好」或者「不好」有了個清晰的衡量指標,大大提高了職員的做事效率。而在日常工作中也一樣,如果你能清清楚楚、明明白白地看到自己花費了多少時間取得了多大的效益,就會有利於之後工作的展開,同時也可以判斷出是否需要對一件事情採取行動,以及什麼時候採取行動。

要將工作標注數值化就一定要注意一個關鍵,就是需要對所衡量的所有事情都採用相同的標準。因為如果你對比的標準不同,你就不能準確、直觀、客觀地去判斷工作的優先性、可行性、效率性等問題,你會因此感到混亂不堪,這樣不僅不會讓資料成為你工作簡化的利器,甚至還會加大你的工作複雜度,延長你的工作時間。

3、拒絕完美主義

完美主義往往是高效工作的天敵,因為很多時候表面上的完美實質卻是在畫蛇添足!

例如,一個完美主義者在做工作介紹,大家只希望在簡短的時間裡聽到最重要最關鍵的資訊,尤其是老闆或者領導者,可是由於過度追求完美,字句斟酌,極盡考究。關注每一個細節,力求沒有疏漏的背後盡是無關痛癢的事情,最後浪費了大量的寶貴時間。

完美主義者有時候會感到非常委屈,為什麼有著超乎別人預期的完美工作態度卻仍然不被誇獎?其實完美主義者並不是能力差,而是抱著「完美」的心態往往會拖緩行動速度與工作效率,將簡單工作變得複雜,花費了寶貴的時間去做事卻並不值得。

如何提升工作效率?最關鍵也是最直接的方法,就是提升自己的工作能力。能力通常是指一個人能夠發揮的力量,包括本能、潛能、才能、技能,它直接影響著一個人做事的質量和效率。對於提高工作能力,心理學有兩種解釋:一是個人現在所能為者,二是個人將來可能為者。

要想讓工作能力快速提升,有這幾類人是你需要關注與學習的:

(1)導師或教練。

這個人可能是你的上司、前輩、學長等等,能教給你實用的技巧、一定的工作經驗,以及關鍵時刻給你指明方向;

(2)同路人。

他可以是和你共同興趣,共同目標的朋友,任何人的成長都是一個修煉的過程,其中一個人往往是很難堅持下來;

(3)榜樣。

他是你人生的標杆,你向他學習,受他鼓舞,一步一步向他靠近;

(4)敵人。

人不到絕境是不會有鬥志的,你要證明他是錯的,就會不斷地努力去打敗他;

事必躬親的人是一個努力的人,但不是一個會工作的人;追求完美的人是一個認真的人,但不是一個會工作的人。想從紛繁複雜的工作中理出頭緒,提高效率和業績,你就應該學會如何簡化自己的工作,掌握規律,不戰而勝。

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